De kans is groot dat je bij het opzetten van je webwinkel in eerste instantie bent begonnen met simpele “delivery” vanuit je eigen huiskamer. Toen de activiteiten van je onderneming zich echter begonnen uit te breiden kon je door de bomen het bos niet meer zien. Dit is een veelvoorkomend fenomeen. Het spreekt voor zich dat wanneer je onderneming pas start, je misschien niet zoveel bestellingen zal ontvangen waardoor het nog niet nodig is een volledig logistiek systeem op te zetten. Met het toenemen van je bestellingen zal je uiteraard steeds meer hierover gaan nadenken. Webwinkel logistiek bestaat uit verschillende onderdelen. In onderstaande tekst zullen we verder uitleggen hoe je het best kunt beginnen. Het eerste waar je aan wilt denken is een goed voorraadstelsel. Veel grotere bedrijven zijn je hierin voorgegaan. Twee veelgebruikte voorraadwaardering systemen zijn de Fifo en Lifo systemen. Afhankelijk van je product kun je de voorraad naar een Fifo of Lifo systeem inrichten. In onderstaande tekst zullen wij verder toelichten wat beide systemen inhouden. Een andere methode om je voorraad beter in te richten is door alle producten te categoriseren op kleur, maat, grootte en/of andere kenmerken. En door je producten labels toe te kennen. Daarnaast wil je de inkoop en verkoop van je voorraad, zodanig structureren dat je een goed inzicht hebt in de goederen en geldstromen. Als je een beginnende ondernemer bent en je kosten wilt drukken kun je alle voorraad gegevens in een Excel systeem noteren. Een ander belangrijk punt is je productieplanning en distributielogistiek. Je wilt tenslotte een plan hebben voor het leveren van je producten en hier een kostenraming van maken. In onderstaande tekst zullen wij alle punten onder elkaar zetten, zodat je kunt beginnen aan je eigen overzichtelijke logistiek systeem.

Een overzicht van je eigen logistiek systeem

• Voorraadwaardering systeem: Fifo en Lifo. Fifo staat voor “First in First out,” dit houdt in dat alle producten, die als eerst zijn ingekocht ook eerst worden verkocht. Dit systeem is vooral belangrijk bij consumptiegoederen, die gemakkelijk kunnen bederven. Lifo staat voor “Last in First out,” dit systeem wordt voornamelijk gebruikt bij niet-consumptiegoederen, die niet snel bederven.
• Voorraadstelstel: Een goed voorraadstelsel houdt in dat je producten categoriseert en labelt, zodat je inzicht hebt in je voorraad. Je kunt je producten labelen op kleur, maat, grootte etc. Als je gebruik maakt van software of een Excel bestand kun je deze koppelen aan de labels en een scanner. Zodra een product is verkocht en gescand, zal je software systeem automatisch aangeven dat het product niet meer in voorraad is.
• Productieplanning: Dit is voor veel webwinkels niet van toepassing, omdat een overgroot deel van online webshops geen halffabricaten vervaardigen om deze vervolgens verder te produceren. Heb jij toch een webwinkel, waarbij je een product zelf maakt, zoals bijvoorbeeld sieraden? Dan is het handig een productieplanning te hebben. Een productieplanning betekent dat je precies weet hoe lang het zal duren om bijvoorbeeld een armband of ketting te maken en dat je ook weet hoeveel “halffabricaten”(dus bijvoorbeeld kralen, elastiekjes, kettingsluiters) je dient in te kopen om zo een sieraad te maken en om aan de gemiddelde vraag van je webwinkel te voldoen.
• Distributielogistiek: Houdt in dat je kunt voldoen aan de vraag van je klant. Laten we het bovenstaande voorbeeld van de webwinkel nemen die sieraden vervaardigt. Op het moment dat er een bestelling binnenkomt dien je genoeg kettingen, armbanden etc. op voorraad te hebben om aan je vraag te voldoen. Heb je deze niet? Zorg er dan voor dat je dat duidelijk aangeeft op je webshop. Het is dus ook belangrijk dat je website up-to date blijft. Je kunt in je distributielogistiek twee systemen gebruiken. Je gebruikt of de push-logistiek of de pull-logistiek. In de push-logistiek vervaardig je producten zonder te weten of er een daadwerkelijke vraag is (je houdt dus altijd een voorraad aan). In de Pull-logistiek ga je pas je product vervaardigen op het moment dat er een vraag binnenkomt. (In dit voorbeeld maakt de sieradenmaker de ketting pas op het moment dat er een bestelling binnenkomt.)
• Leveringsplan: De kosten voor levering kunnen flink oplopen. Bedenk wat de beste strategie is voor jouw specifieke situatie. Ga je zelf leveren of laat je dat doen? Sommige postbedrijven hebben voordelige tarieven voor startende ondernemers, neem telefonisch of per mail contact op met een postbedrijf en vraag naar een offerte. Hou er wel rekening mee dat het in sommige gevallen goedkoper is om meerdere pakketten tegelijk te versturen, maar dat dit ook weer afhangt van de vraag op je webshop.
• Cijferoverzicht: Kijk naar vergelijkbare webshops in jouw segment en probeer een overzicht te vinden van de verkoopcijfers in de eerste twee jaar van ondernemen. Dit kan je een goede schatting geven van de vraag, die je kunt verwachten. Hou er wel rekening mee dat elk bedrijf anders is en dat je marketingstrategie kan verschillen van dat van een ander, waardoor je vraag misschien ook anders is. Een goed cijferoverzicht kan je in ieder geval een beeld geven van de inkoop/voorraadkosten, die je zal maken en is een goed hulpmiddel voor het opzetten van een kostenoverzicht voor het aanhouden van je eigen voorraad.
• Kostenoverzicht: Maak van tevoren een overzicht van de te verwachten uitgaven, zodat je precies weet hoeveel het opstellen en aanhouden van een voorraad zal bedragen en kijk of je webshop groot genoeg is voor het dragen van een kostelijk logistiek systeem.

Bron: ecomercewebshops.nl